Sistema de Gestión de Calidad y Organización

Como parte de la mejora continua, en la NOTARÍA 355 de la Ciudad de México cuyo titular es el Lic. Saul Mauricio Garcia, estamos convencidos que la clave del éxito es:

Mantener un sistema de gestión para la calidad y organización con un enfoque de procesos.

La organización encabezada por el Notario, cuya patente fue expedida el 23 de noviembre de 2001 por el Jefe de Gobierno de la Ciudad de México, que señala como domicilio fiscal y social en Av. Juárez No. 30, Tercer piso, Col. Centro, C.P. 06010, Delegación Cuauhtémoc, Ciudad de México, RFC: CAMC700205LH6; cuenta con todos los elementos propios y suficientes para dar cumplimiento a las obligaciones que asume.

A partir del 2014 nos comprometemos a cumplir con los requisitos establecidos bajo la norma ISO 9001 : 2015.

El Sistema de Gestión de Calidad y Organización tiene como propósito ser sistemáticamente eficaces, eficientes y efectivos; lo que nos permite mantener la preferencia de nuestros clientes, cumplir con los requisitos y superar sus expectativas; brindar el servicio sin distinción alguna, de manera no discriminatoria.

La NOTARIA 355 de la Ciudad de México, está conformada por una estructura organizacional que tiene por objetivo establecer las líneas de autoridad y responsabilidad dentro de la organización.

Establece instrucciones documentadas para satisfacer los requerimientos de los clientes.

Mantiene un nivel de responsabilidad y confianza, que permite alcanzar los objetivos planteados.

La NOTARÍA 355 de la Ciudad de México busca mantener un nivel de calidad y confianza en los servicios prestados, trabaja permanentemente en la mejora continua, se apoya en el sistema de gestión de calidad y organización bajo la norma ISO 9001 : 2015 vinculado con el Sistema Informático Notarial IN4, ambos entrelazados estrechamente con la finalidad de mantener un control formal sobre las actividades realizadas en la Notaría, para garantizar que se cumplen las disposiciones legales y contractuales; además de orientar al personal para que mediante la aplicación de estos sistemas de apoyo, puedan generar un desarrollo y crecimiento constante, una mejor calidad de vida personal y profesional, considerando replicar esta estrategia con clientes, familiares, amigos y el entorno en general.

La NOTARÍA 355 de la Ciudad de México realiza constantemente análisis FODA para identificar las Fortalezas con que cuenta, identifica las Oportunidades de desarrollo para optimizar los recursos humanos y materiales, monitorea las Debilidades para convertirlas en Fortalezas y las posibles Amenazas que pueden poner en riesgo la calidad de los servicios y la imagen de la Notaría ante la sociedad.

El personal colaborador se capacita constantemente mediante acuerdos semanales o quincenales en diversas áreas de oportunidad y desarrollo, además de trabajar en la integración y sinergia de una familia laboral.

Para asegurar un sistema de máxima confianza, el Notario cuenta con servicios de apoyo externo, realiza pruebas de confianza bajo un estricto control y monitoreo sobre las contrataciones de las piezas clave que ocupan puestos de relevancia y responsabilidad, se apoya en empresas que brindan soporte para mantener actualizada la normatividad y legislación aplicable, lo cual se traduce en la prestación de servicios de primer nivel para los clientes de la NOTARÍA, logrando a través de la medición de los objetivos establecidos, ser la mejor opción sobre la prestación de servicios notariales en la Ciudad de México.

 

Planeación Estratégica

La Notaría 355 de la Ciudad de México desarrolla una Planeación Estratégica derivado del análisis de la matriz FODA  que le permite visualizar de manera muy clara, las líneas de trabajo, las oportunidades de mejora, establecer metas a corto, mediano y largo plazo e indicadores relevantes para implementar de manera preventiva directrices de trabajo y desarrollo profesional, proyectar, evaluar el desempeño del equipo de trabajo y la organización con la finalidad de alcanzar los objetivos establecidos por la Alta Dirección, enfocados a cumplir cabalmente la legislación aplicable vigente, prevenir riesgos en la aplicación de la función notarial, brindar certeza jurídica y poder satisfacer en tiempo y forma al cliente más exigente.

FODA

Mediante la aplicación de la matriz FODA, la Notaría 355 de la Ciudad de México identifica continuamente las Fortalezas y Oportunidades internas, las Debilidades y Amenazas externas, con la finalidad de atender, comprender los retos principales para desarrollar, transformar de manera continua las capacidades del personal y la operación de la organización, así como desarrollar estrategias que respondan a las necesidades de corto mediano y largo plazo.

La matriz FODA es una herramienta para analizar el desempeño de la organización y su entorno.

Ofrece elementos para reconocer aspectos que apoyan u obstaculizan el cumplimiento de los objetivos de la organización, generando una visión y un plan estratégico para optimizar los recursos y desempeñarse de manera eficaz.

El análisis FODA ofrece los siguientes beneficios:

  • Diagnóstico de elaboración relativamente simple.
  • Flexibilidad en el acopio de información y la ejecución de las sesiones de trabajo de manera ágil y eficiente.
  • Aprovechar la experiencia y puntos de vista del personal clave.
  • Establecer prioridades basadas en el análisis de la experiencia.
  • Generar estrategias a largo plazo que trasciendan acciones aisladas y prevenir riesgos como elementos importantes para lleva a cabo la planeación estratégica.

Formación, Capacitación y Evaluación

La Notaría 355 de la Ciudad de México desarrolla sus actividades cotidianas supervisando, monitoreando y evaluando continuamente las actividades encomendadas mediante planes estratégicos, desarrollando profesionales mediante un sistema de formación, capacitación planeado y continuo, realizando monitoreo, control, análisis, medición, buscando de manera permanente la mejora continua del personal que la conforma, para garantizar el cabal cumplimiento de los requisitos legales y contractuales con sus clientes.

Los beneficios de capacitar al personal permite:

  • Generar una conexión directa del Sistema de Gestión de Calidad con los procesos de la Notaría.
  • Desarrollar una evolución natural hacia la mejora de los procesos.
  • Proporciona mayor orientación hacia la mejora continua y a satisfacción del cliente.
  • Asegura la identificación y satisfacción de las necesidades, expectativas de los clientes y partes interesadas.

Control de Confianza

La Notaría 355 de la Ciudad de México se auxilia  de Grupo Internacional de Peritos Profesionales S.C., que es una empresa con más de 20 años de experiencia para certificar la confiabilidad de sus empleados a través de un procedimiento técnico-científico.

A través de la obtención de información personal, académica, laboral, económica, estudios socio-económicos, pruebas psicológicas, archivo anti criminal y polígrafo, se determina la confiabilidad de todo el personal de la Notaría 355 de la Ciudad de México.

Una vez que el examinado ha cubierto los requisitos de las pruebas, se considera apto para laborar en la Notaría 355 de la Ciudad de México, extendiendo constancias de examinación y el correspondiente certificado de confiabilidad.

De igual manera, se informa de las posibles conductas engañosas o rasgos de personalidad que podrían ser nocivos para el trabajo.

Los especialistas que realizan las pruebas cuentan con una labor mínima de 5 años en Instituciones Gubernamentales como Procuraduría General de la Republica, Procuraduría General de Justicia del Distrito Federal y en los Estados Unidos de América.